Skuteczna rekrutacja wolontariuszy zaczyna się od dobrego przygotowania. Ten artykuł pokaże Ci, jak krok po kroku zorganizować współpracę z wolontariuszami – od kwestii prawnych, przez narzędzia i procedury, aż po wdrożenie i ocenę zaangażowania.
Zanim zaczniesz
Rekrutacja wolontariusza to potężne narzędzie dla każdej organizacji pozarządowej. Zanim się na nią zdecydujesz, warto przygotować organizację na współpracę z nowymi osobami. Musisz wiedzieć kilka rzeczy:
- jakie są Twoje obowiązki wobec wolontariuszy
- co wolontariusze właściwie będą robić
- czego będą potrzebować i w jaki sposób mają postępować
Pamiętaj, że większość problemów, które może się pojawić przy współpracy z wolontariuszami to Twoja wina i wynika z:
- braku, lub złego wdrożenia wolontariuszy w strukturę organizacyjną NGO
- braku, lub złego zdefiniowania obowiązków wolontariuszy
- braku, lub złej implementacji procesów
- braku udostępnionych narzędzi
- braku komunikacji i transparentności
Aspekty formalno-prawne
Twoją współpracę z wolontariuszami reguluje Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Znajdziesz w niej informację o tym kto i na jakich warunkach może korzystać z pracy wolontariuszy. Więcej na temat tego jak powinna wyglądać umowa z wolontariuszem możesz przeczytać tutaj
Jasno zdefiniowane cele
Jeśli w Twojej organizacji pomimo tego, że "każdy robi wszystko" masz nadmiar pracy, nie oczekuj, że rekrutacja wolontariusza sprawi, że problem zniknie. Przed podpisaniem umowy o współpracy z wolontariuszem musisz określić jaką część pracy chcesz mu oddelegować. Jego rola w organizacji musi być jasna, a sposób realizacji zadań przejrzysty i udokumentowany.
Narzędzia i procedury
Kiedy zdefiniujesz rolę wolontariusza w organizacji i określisz jego obowiązki, nie możesz zapomnieć o zapewnieniu mu narzędzi potrzebnych do pracy.
Wolontariusz pomimo najszczerszych chęci nie wie jak działa Twoja organizacja, a rzeczy, które uznajesz za oczywiste mogą urosnąć do rangi problemu nie do przeskoczenia. Możesz poradzić sobie z tym problemem zapewniając:
- instrukcje obsługi
- opisy procedur
- tabliczki informacyjne w kluczowych miejscach
- dostęp do zasobów organizacji (np. karmy dla zwierząt w organizacjach prozwierzęcych)
Proces rekrutacji i utrzymania pracy wolontariuszy
Każdy proces w organizacji powinien zacząć się od zdefiniowania ludzi (ról) uczestniczących w procesie, oraz zasobów potrzebnych do realizacji procesu. Bez ludzi, nie ma komu wykonywać procesu. Bez zasobów, ludzie nie są zdolni do wykonania procesu.
Kluczowe osoby (role)
W procesie rekrutacji i utrzymywania pracy wolontariuszy można wyróżnić 4 role:
- kandydat na wolontariusza - osoba, która rozpoczyna przygodę z wolontariatem w organizacji pozarządowej
- koordynator wolontariatu - osoba odpowiedzialna za proces rekrutacji: rozmowy z kandydatami, przeglądanie ankiet wolontariuszy, sprawdzanie zaangażowania wolontariuszy oraz zakończenia współpracy
- kolega wdrożeniowy - osoba odpowiadająca za kandydata na wolontariusza podczas pierwszych dni wolontariatu oraz przekazująca mu wiedzę
- wolontariusz - osoba, która przeszła proces wdrożenia. Może samodzielnie wykonywać obowiązki zdefiniowane dla wolontariuszy.
Co ważne, jedna osoba może mieć wiele ról. Całkiem prawdopodobne, że na początku sam będziesz koordynatorem i kolegą wdrożeniowym w jednym.
Kluczowe narzędzia
- Porozumienie o współpracy - dokument regulujący jak będzie przebiegać współpraca (ten post nie wyjaśnia, jak stworzyć taki dokument)
- Procedury i narzędzia potrzebne do realizacji zadań wolontariusza (to zależy od specyfiki Twojej organizacji)
- Lista wolontariuszy - tabela z danymi wolontariuszy
- Grafik - ogólnodostępny dokument, który pozwala ustalić zakres obowiązków jakie w danym przedziale czasu wykona wolontariusz
Najłatwiejszym sposobem organizacji Listy wolontariuszy i Grafiku jest Arkusz Excel online. Udostępniamy przykładowy grafik oraz listę wolontariuszy. Jeśli chcesz przeczytać więcej o tworzeniu grafiku i listy wolontariuszy sprawdź [ten artykuł]https://schronisko.io/blog/ngo-w-praktyce-rekrutacja-wolontariuszy/
Plan działania
Poniżej opiszę proces, który z powodzeniem można stosować w małych i średnich NGO.
Obsługa zgłoszeń
Osoba odpowiedzialna: Koordynator
Twoja organizacja musi pozyskać zgłoszenia na wolontariat. Najłatwiej zrealizować ten proces przez formularz na stronie internetowej.
Jeśli prowadzisz organizację prozwierzęcą i nie masz swojej strony, schronisko.io może pomóc Ci założyć stronę i stworzyć formularz zgłoszeniowy na wolontariat zgodny z zasadami RODO.
Koordynator powinien regularnie przeglądać (w ustalonych odstępach czasu np. co piątek) zgłoszenia i prowadzić selekcję nowych wolontariuszy.
Sam formularz powinien mieć charakter informacyjny. Należy tam zadawać pytania, które będą wstępnym "sitem" na kandydatów. Przykładowo: jeśli prowadzisz organizację zajmującą się psami, powinno się pojawić pytanie o lęk przed zwierzętami. Jeśli szukasz wolontariuszy do zadań, które wymagają kontaktu z ludźmi, możesz zapytać o umiejętności interpersonalne.
Rozmowa z kandydatami
Osoba odpowiedzialna: Koordynator, Kolega wdrożeniowy
Po wstępnej selekcji z formularza Koordynator musi porozmawiać z kandydatami, którzy spełniają wymogi organizacji. Podczas rozmowy można bliżej poznać się z kandydatem, a także przedstawić mu zarys obowiązków. Należy się spodziewać, że część z kandydatów zrezygnuje na tym etapie. Pozostałych, chętnych do współpracy kandydatów należy podzielić na grupy. Do grup, we współpracy z Kolegą wdrożeniowym należy przydzielić daty wdrożeń, za które będzie odpowiedzialny Kolega wdrożeniowy.
Wdrożenia
Osoba odpowiedzialna: Kolega wdrożeniowy
Po całej pracy wykonanej przez Koordynatora przyszedł moment, kiedy Kandydata należy wdrożyć w organizację, pokazać na czym będą polegać jego obowiązki i zaznajomić go z procedurami w organizacji. Wdrożenie jest procesem specyficznym dla każdej organizacji, jednak ogólne zasady można zaaplikować wszędzie. Spotkanie to dobra okazja, żeby podpisać porozumienie o współpracy. Warto zadbać o to, żeby na spotkaniu każdy wolontariusz przynajmniej raz wykonał jakiś swój obowiązek.
Okres przejściowy
Osoba odpowiedzialna: Kolega wdrożeniowy, Kandydat na wolontariusza, Wolontariusz
Po szkoleniu wolontariusz posiada wiedzę o swoich obowiązkach, ale nie posiada umiejętności praktycznych pozwalających mu optymalnie je wykonywać. Aby zaradzić potencjalnym problemom należy wprowadzić okres przejściowy. Polega on na tym, żeby przez pewien czas Kandydat na wolontariusza miał dostęp do pomocy Kolegi wdrożeniowego lub doświadczonego Wolontariusza. Po realizacji okresu przejściowego Kandydat na wolontariusza powinien awansować na Wolontariusza.
Taki proces pozwala na efektywniejszą organizację grafiku. Dzięki temu można być pewnym, że proces zawsze jest obsadzony przynajmniej jedną doświadczoną osobą.
Ewaluacja zaangażowania
Osoba odpowiedzialna: Koordynator
Nie ma dobrego procesu bez metryk. Ten nie jest wyjątkiem. Główną metryką jaka pozwala ocenić czy grupa wolontariuszy w organizacji jest "zdrowa" jest mierzenie zaangażowania w działalność organizacji. Aby uniknąć sytuacji, gdzie w teorii organizacja ma 50 wolontariuszy a w praktyce pracę wykonuje pięcioro, należy ustalić jasne warunki współpracy i je egzekwować.
Przykładowo, można umówić się, że organizacja wymaga minimum dwóch aktywności miesięcznie, a aktywność można zawiesić na miesiąc raz w roku bez podania powodu. Takie założenie można sprawdzać używając grafiku. Koordynator powinien rozmawiać z wolontariuszami, którzy nie spełniają ustaleń z porozumienia o współpracy i w razie potrzeb zakończyć współpracę.
Zakończenie współpracy z wolontariuszem, który przez dłuższy czas nie angażuje się zgodnie z ustaleniami, nie powinno być postrzegane jako kara, lecz jako element odpowiedzialnego zarządzania zespołem. Organizacje działają często w ograniczonych zasobach i opierają się na przewidywalności i zaangażowaniu swoich członków. Brak aktywności jednej osoby może wpływać na pracę całego zespołu, powodując przeciążenie innych wolontariuszy lub opóźnienia w realizacji działań. Dlatego istotne jest, by z szacunkiem, ale konsekwentnie dbać o jasne zasady współpracy – również z myślą o tych, którzy aktywnie wspierają organizację i liczą na wsparcie kolegów i koleżanek z zespołu.
Przykładowy Grafik w drugim arkuszu zawiera opisaną metrykę.