Organizacja pracy w organizacji NGO zazwyczaj wymaga zaimplementowania grafiku. Grafik powinien być ogólnodostępny i łatwy w obsłudze. Dobrym pomysłem jest stworzenie publicznego arkusza Excel. Poniższy post przedstawia, jak to zrobić.
Zanim zaczniesz
Zanim zaczniesz, upewnij się, że w ogóle potrzebujesz tego typu grafiku. Jeśli twoja organizacja liczy tylko kilka osób i nie współpracuje z wolontariuszami, może to być niepotrzebny trud. Pamiętaj, że w relacji ludzie-procedury-narzędzia to ludzie są na pierwszym miejscu. Nie ma potrzeby tworzyć procedur i narzędzi, jeśli nie masz ludzi, którzy mogą je obsługiwać.
Ten poradnik wymaga podstawowych umiejętności obsługi Arkusza Excel.
Tworzenie publicznego grafiku
Każdy proces w organizacji powinien zacząć się od zdefiniowania ludzi (ról) uczestniczących w procesie. Ktoś musi tworzyć i utrzymywać grafik, żeby inni współpracownicy mogli z niego korzystać.
Kluczowe osoby (role)
W procesie tworzenia i utrzymywania grafiku można wyróżnić 4 role:
- koordynator grafiku - osoba odpowiedzialna za tworzenie i utrzymywanie arkuszy Excel z grafikiem
- współpracownik - osoba używająca grafiku
Kluczowe narzędzia
- Google Docs - platforma pozwalająca tworzyć publiczne arkusze
Udostępniamy przykładowy grafik oraz listę wolontariuszy.
Tworzenie Arkusza
Aby stworzyć publiczny arkusz z grafikiem należy posiadać konto google. Jako że w dzisiejszych czasach właściwie każdy takie posiada ten dokument pomija proces tworzenia. Poradnik jak je stworzyć można znaleźć tutaj. Dokumenty stworzone w tym poradniku pełnią rolę grafiku i listy współpracowników. Dodatkowo posiadają opcję prywatyzacji danych osobowych, która może być potrzebna.
Tworzenie listy współpracowników
Osoba odpowiedzialna: Koordynator
Aby stworzyć listę współpracowników, należy w przeglądarce wejść na stronę Arkuszy Google i kliknąć na przycisk "Pusty arkusz kalkulacyjny"
Jedyną funkcją zastosowaną w tym arkuszu jest funkcja anonimizująca dane osobowe w kolumnie Nazwa wyświetlana w grafiku. Jest ona używana w drugim dokumencie, o którym będzie niedługo.
=CONCAT(CONCAT(A2," "),LEWY(B2,3))
Pobiera ona imię z komórki A2 i 3 pierwsze litery z komórki B2 (nazwisko).
Tworzenie grafiku
Osoba odpowiedzialna: Koordynator
Jeśli masz już listę współpracowników możesz stworzyć kolejny pusty dokument w ten sam sposób jak poprzednio. Będzie to Twój grafik. W tym przykładzie stworzę tygodniowy grafik dla 10 zadań, gdzie będzie można wybrać każdego współpracownika z poprzedniej listy.
Zacznij od stworzenia podstawowej tabeli. W pierwszym wierszu podaj daty na cały tydzień a w pierwszej kolumnie opisz zadania.
Teraz należy przygotować się do stworzenia pola wyboru z współpracownikami. Stwórz nowy arkusz i zabezpiecz go tak, żebyś tylko Ty mógł go edytować
Teraz możesz pobrać kolumnę z listy współpracowników i wolontariuszy. Będzie Ci potrzebna później, żeby użyć jej w polu wyboru. Można do tego użyć odpowiedniej funkcji Excela, pobiera ona dwa argumenty:
- link do listy współpracowników
- zakres do zaimportowania
Teraz można przejść do stworzenia jednego pola wybieralnego. Pola wybieralne są zdefiniowane w obrębie całego dokumentu. Raz stworzone mogą być wstawione w dowolne pole. Wystarczy przejść do grafiku, w polu przeznaczonym na przypisanie osoby do zadania umieścić kursor i wybranie Wstaw->Menu jak na obrazku
Później należy wybrać odpowiednie opcje w menu, które pojawi się po prawej.
Z Kryteria trzeba wybrać Menu (z zakresu), pojawi się wtedy pole, które pozwoli na wybranie zakresu z drugiego arkusza (Twoich współpracowników). W polu Zastosuj do zakresu możesz zostawić to co jest.
W ten sposób stworzysz pole, które możesz skopiować do całej tabeli.
Co dalej?
Osoba odpowiedzialna: Koordynator
Jeśli chodzi o grafik, to tyle. Możesz go kopiować i zmieniać daty, żeby ustalać je na następne tygodnie. Żeby przekazać go swoim współpracownikom musisz go udostępnić. Możesz to zrobić tak jak na obrazkach poniżej
W ten sposób każdy kto ma link, może edytować pierwszy arkusz. Drugi jest do Twojej dyspozycji. Możesz przykładowo stworzyć w nim metrykę, która pozwoli Ci na ocenianie zaangażowania wolontariuszy. Szerzej napisałem o tym tutaj